Een factuur verzenden is geen ingewikkelde wiskunde. Toch moet dit document wettelijk wel aan een aantal regels voldoen. Welke? Wij zetten ze voor u op een rij!
1. Uw (bedrijfs)naam en adres
Geef duidelijk uw naam, bedrijfsnaam, adres en contactgegevens aan. Op die manier weet uw klant van wie de factuur afkomstig is.
2. (Bedrijfs)naam en adres opdrachtgever
Uiteraard vermeldt u ook de naam en adresgegevens van de opdrachtgever. Er zijn geen verplichtingen betreft de plek op de factuur, maar het meest gangbaar is bovenaan de factuur.
3. Factuurdatum en betalingstermijn
De factuurdatum is de datum waarop u de factuur naar de klant verstuurd. Daarnaast is het gebruikelijk om aan te geven wanneer u het te betalen bedrag op uw rekening verwacht. Indien mogelijk geef deze betalingstermijn ook aan bij het aannemen van de opdracht.
4. Rekeningnummer
Het is niet verplicht, maar geeft meer kans op het ontvangen van uw geld; benoem uw rekeningnummer op de factuur. De afnemer kan dan zonder problemen de factuur betalen.
5. Factuurnummer
Elke factuur moet voorzien zijn van een ander nummer. De nummering hiervan, mag u zelf bepalen. Wilt u het overzichtelijk houden? Deel de facturen dan in per jaar. Uw eerste factuur van 2016 begint dan bijvoorbeeld met 2016001, de tweede 2016002 etc. Dit werkt ook gemakkelijk voor uw eigen administratie. U houdt op deze manier goed in de gaten of al uw facturen betaald zijn.
6. KvK-nummer
Uw KvK-nummer geeft aan dat uw bedrijf officieel is geregistreerd in de database van de Kamer van Koophandel en u moet dit dan ook op elke nota vermelden.
7. Btw-nummer
Een Btw-nummer is een ander woord voor omzetbelastingnummer. Deze ontvangt u van de Kamer van Koophandel wanneer u zich inschrijft. In de meeste gevallen moet u btw rekenen over de bedragen die u bij klanten in rekening brengt. Vervolgens doet u, een aantal keer per jaar, hierover aangifte bij de Belastingdienst.
8. Btw-tarief
Vrijwel alle ondernemers brengen omzetbelasting in rekening. Op een factuur moet dan het volgende vermeld worden:
-Het bedrag exclusief btw
-Het gehanteerde btw-tarief
-Eventuele kortingen
-Het btw-bedrag in euro’s
U betaalt geen of minder omzetbelasting, wanneer u een kleine ondernemer bent. U betaalt dan in het vervolg minder of helemaal geen btw meer en berekent dit dus ook niet door. U bent voor de Belastingdienst een ‘kleine ondernemer’ wanneer u op jaarbasis minder dan 1883 euro aan btw-kosten kwijt bent.
9. Datum en beschrijving levering of dienst
Wanneer zijn de werkzaamheden uitgevoerd? En hoeveel tijd heeft u dit gekost? Probeer het aantal uren zoveel mogelijk te specificeren. Komt u er tijdens uw werkzaamheden achter meer tijd kwijt te zijn aan een klus, dan van tevoren besproken? Geef dit dan zo snel mogelijk aan. De klant houdt vervolgens rekening met extra kosten of overlegt opnieuw met u het tarief.
Bent u opzoek naar het vergemakkelijken van uw boekhouding? Bekijk dan eens onze service ‘boekhouden met een glimlach’. Een programma speciaal gemaakt voor ondernemers die zich liever niet bezighouden met ingewikkelde boekhoudmaterie. Een boekhoudpakket dat uw taal spreekt en niet die van de boekhouder!
Ik vind dit artikel:
